Introduzione
La legge 4/1/1968, n. 15, relativa alle norme sulla documentazione amministrativa, ha introdotto la possibilità di avvalersi di dichiarazioni sostitutive. Il D.P.R. 20/10/1998 n. 403, in attuazione degli artt. 1, 2 e 3 della legge "Bassanini", che raccoglie e riordina le norme in materia di semplificazione amministrativa, ed infine il recente DPR 8/12/2000 n. 445 (Testo Unico in materia di documentazione amministrativa), hanno ridefinito ed esteso il campo di applicabilità delle dichiarazioni sostitutive di certificati.
In base a tali provvedimenti, il cittadino può avvalersi di apposite dichiarazioni sostitutive nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e con i concessionari e i gestori di pubblici servizi. Le dichiarazioni sostitutive possono essere presentate anche a soggetti privati che vi consentano (es. banche, assicurazioni), i quali pertanto hanno la facoltà, non l'obbligo, di accettarle.
L'assetto generale della disciplina comprende i seguenti punti:

Acquisizione d'ufficio di documenti da parte dell'Amministrazione procedente
In base alla legge 15, le Amministrazioni pubbliche hanno l'obbligo di accertare d'ufficio o qualora sia necessario, buona condotta, assenza di precedenti penali e carichi pendenti, nonché il divieto di richiedere agli interessati l'esibizione di certificati già in proprio possesso ovvero di documenti concernenti fatti, stati e qualità che le stesse siano tenute a certificare. Il D.P.R. 403 introduce un obbligo generalizzato - qualora l'interessato non possa o non voglia avvalersi delle dichiarazioni sostitutive - di acquisizione diretta di documenti comprovanti circostanze risultanti da albi o registri pubblici, sulla base di semplice indicazione, da parte dell'interessato stesso, dell'amministrazione che è in possesso dei dati necessari. Con la legge 241 l'obbligo è stato esteso all'acquisizione d'ufficio anche di documenti relativi a circostanze che altra pubblica amministrazione debba certificare. Da ultimo, il recente DPR 8/12/2000 n. 445 che riunisce in un testo unico tutta la precedente normativa sulla documentazione amministrativa, sancisce, a partire dal 7 Marzo 2001, il divieto per le Pubbliche Amministrazioni di richiedere certificati nei casi in cui sia previsto il ricorso all'autocertificazione, configurando in caso contrario una violazione dei doveri d'ufficio. Tale TU prevede l'acquisizione della certificazione anche per via telematica ed in particolare:
· Tutte le domande e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori e esercenti di pubblici servizi possono essere inviate per fax, allegando fotocopia di un documento di identità.
· Le domande inviate per via telematica sono validamente firmate quando il sottoscrittore è identificato dal sistema informatico con l'uso della firma elettronica.

Valore probatorio dei documenti di riconoscimento
I documenti di riconoscimento in corso di validità (nome, cognome, luogo e data di nascita, residenza, cittadinanza ecc...) possono essere presentati agli uffici pubblici al fine dell'autocertificazione, in quanto i dati in essi contenuti hanno lo stesso valore dei corrispondenti certificati (sempre ché non abbiano subito variazioni dopo la data di rilascio).


Dichiarazioni sostitutive
1 - Dichiarazione sostitutiva di certificazioni o Autocertificazione

•	data e luogo di nascita
•	residenza
•	cittadinanza
•	godimento dei diritti politici
•	stato libero, coniugato, vedovo
•	stato di famiglia
•	resistenza in vita
•	nascita figlio
•	decesso coniuge, ascendente o discendente
•	iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla Pubblica Amministrazione
•	titolo di studio o qualifica professionale posseduta; esami sostenuti; titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica
•	situazione reddituale o economica, anche ai fini della concessione di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali; assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto; possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria e inerente l'interessato
•	stato di disoccupazione; qualità di pensionato e categoria di pensione; qualità di studente o di casalinga
•	qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili
•	iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo
•	tutte le posizioni relative all'adempimento degli obblighi militari, comprese quelle di cui all'art. 77 del D.P.R. 14-2-1964 n. 237, come modificato dall'articolo 22 della legge 24-12-1986 n. 958
•	non aver riportato condanne penali
•	no trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e non aver presentato domanda di concordato
•	qualità di vivenza a carico
•	tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile.
E' prevista inoltre la possibilità di presentare certificazione sostitutiva per:
•	i documenti da presentare agli uffici della motorizzazione civile;
•	i documenti necessari per l'iscrizione alle scuole e all'Università; i certificati e gli estratti dai registri dello stato civile e dai registri demografici richiesti dai comuni (per i procedimenti amministrativi di competenza degli stessi).

2 - Dichiarazione sostitutiva di atto notorio
Tutti gli stati, fatti e qualità personali che non siano certificabili da parte di una pubblica amministrazione possono essere comprovati dall'interessato a titolo definitivo, mediante dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà ai sensi dell'art. 47 del DPR 445/2000.
la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà può riguardare anche circostanze relative ad altri soggetti e di cui il dichiarante abbia diretta conoscenza, nonché la possibilità di attestare la conformità all'originale di una pubblicazione.
Non sono considerati sostituibili i certificati medici, sanitari, veterninari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti.
Autenticazione della sottoscrizione
Nelle dichiarazioni sostitutive di certificazioni non è prevista l'autentica della firma.
L'autentica con le modalità tradizionali rimane per le dichiarazioni rivolte ai privati e per le domande che riguardano la riscossione di benefici economici (pensioni, contributi etc) da parte di terze persone.Le dichiarazioni possono essere sottoscritte in presenza dell'impiegato addetto o presentate per posta o via telematica (fax, posta elettronica) unitamente a fotocopia di un documento di identità del richiedente.
Imposta di bollo
L'art. 37 del DPR 445/2000 stabilisce che le dichiarazioni sostitutive sono esenti da imposta di bollo.
L'esenzione è prevista anche per i certificati trasmessi d'ufficio da una pubblica amministrazione all'altra ovvero inviati all'interno della Pubblica Amministrazione stessa.
Estensione ai cittadini stranieri
La facoltà di avvalersi di dichiarazioni sostitutive è stata estesa anche ai cittadini extracomunitari.
L'art. 2 del D.P.R. 403/98 prevede che i cittadini extracomunitari residenti in Italia possano utilizzare la dichiarazione sostitutiva, ma al solo fine di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili attestabili da parte di soggetti pubblici o privati.
Ai cittadini comunitari si applicano invece le stesse modalità previste per i cittadini italiani.
Modalità di presentazione
Le dichiarazioni sostitutive di certificazioni possono essere presentate con le seguenti modalità:
• su carta semplice firmando sotto la propria ed esclusiva responsabilità non necessariamente davanti all'impiegato addetto;
• compilando moduli appositamente predisposti;
Sanzioni
Le dichiarazioni non veritiere, la falsità negli atti e l'uso di atti falsi sono puniti ai sensi del codice penale e comportano per il dichiarante la decadenza dei benefici eventualmente conseguiti sulla base di tali dichiarazioni.
Riferimenti normativi
Legge 7 agosto 1990, n. 241
Legge 15 maggio 1997, n. 127
Legge 10 giugno 1998, n. 191
D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642
D.P.R. 8 Dicembre 2000, n. 445